Prozessoptimierung
im sozialen Bereich
durch digitale Lösungen

Logistik und reibungslose Organisation ist unsere Kernkompetenz.
Passende Helfer vermitteln bei kurzer Reaktionszeit und erstklassigem Service:
Der soziale Bereich kann braucht dringend schlanke Prozesse

Trotz erheblicher Unterschiede im Detail, gibt es bei den Abläufen im sozialen Bereich Ähnlichkeiten zur Logistikbranche.

Wenn Sie den falschen Helfer zu Ihren Klienten schicken, um Tätigkeiten auszuüben, die er nicht gerne macht oder wenn Sie zu viel Zeit für die Koordination brauchen: Sowohl Helfer als auch Klienten werden unzufrieden sein. Beide werden Sie über kurz oder lang verlieren.
Deshalb müssen Sie die Eigenschaften beider Gruppen zu jeder Zeit genau im Blick haben und die Koordination effizient gestalten. Zwei wichtige Elemente in Helferportal sind deshalb die Profile.

Die Profile

Alle Beteiligten werden vorab mit Helfer- bzw. Klientenprofilen versehen. Nur mit diesen kann das sog. „Matching“, das Finden geeigneter Helfer für die unterschiedlichen Klienten reibungslos funktionieren.

Die Profile enthalten sehr detaillierte Informationen zu Helfern und Klienten. Manche Einträge können sie selbst erledigen und jederzeit verändern, bei anderen wird dies nach dem persönlichen Aufnahmegespräch von der Koordinationsstelle gemacht. Diese Qualitätskontrolle kann nicht digitalisiert werden.

Helferprofile

Der Helfer selbst gibt die Zeitfenster ein. Also, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten er wie lange verfügbar ist. Für sein geografisches Gebiet kann ein Radius definiert werden. Er gibt ebenfalls die Aufgaben ein, die er erledigen möchte oder kann. Die Arten der Tätigkeiten kann die Organisation im System definieren und jederzeit editieren (z.B. Betreuungsleistungen, Begleitdienste, Haushaltsaufgaben, Schreibarbeiten, Spiele, Mobilitätsunterstützung und viele mehr). Natürlich kann der Helfer seine Auswahl jederzeit verändern, verkleinern oder vergrößern – er entscheidet.

Der Koordinator gibt jene Eigenschaften des Helfers ein, die vorab überprüft werden müssen. Dazu gehören die Qualifikationen, wie polizeiliches Führungszeugnis, Führerschein, Helferkurse und Fortbildungen. Bei Bedarf kann er auch persönliche Eigenschaften und Neigungen, die sog. Softskills, vermerken.

Klientenprofile

Auch für die Klienten wird eine Art „Steckbrief“ im System hinterlegt, dessen Kategorien später mit denen der Helfer automatisch abgeglichen werden können. Die Angaben werden vom Koordinator nach der persönlichen Aufnahme des Klienten eingegeben.
Dazu gehören Frequenz und Dauer der Einsätze, mögliche Zeitfenster, der konkrete Hilfebedarf, Krankheiten und Einschränkungen, familiäres Umfeld, Abrechnungsdaten, aber auch persönliche Erwartungen.

Szenen aus dem Alltag

Die ausführlichen Profile sind die Basis dafür, dass die Koordination komplett digital ausgeführt werden kann. Die so gesparte Zeit kann dann für ausführliche Beratungs- und Aufnahmegespräche oder für die Ehrenamtlichen verwendet werden.

Hier exemplarisch einige typische Abläufe aus der Sicht von Helfern, Klienten und Koordinator:

Klient braucht Hilfe

Da die meisten Hilfsbedürftigen eher älter sind, nehmen wir deren initialen Unterstützungsbedarf in einem persönlichen Gespräch entgegen und hinterlegen diesen im System. Neben regelmäßigen Terminen werden sporadische Anfragen telefonisch entgegengenommen und im System hinterlegt.

Koordinator sucht Helfer

Statt mühsam alle Helfer zu durchsuchen, genügt ein Blick auf den Bildschirm. Nach der Eingabe des Bedarfs erscheinen sofort alle zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Helfer, die die benötigten Tätigkeiten in dem gewünschten Gebiet auch gerne erbringen Der Koordinator wählt alle oder einige davon aus, welche dann eine Anfrage per App oder SMS erhalten. Aus den Zusagen schickt der Koordinator einem Helfer den Auftrag, den anderen sendet das System eine freundliche Absage.

Helfer erhält Anfrage

Ein Helfer, der per SMS oder App eine Anfrage für einen passenden Einsatz bekommt, kann diesen Auftrag dann annehmen. Falls er aber doch verhindert ist, lehnt er ihn einfach per Klick ab. Er muss sich so nicht rechtfertigen, was für manche sehr erleichternd ist.

Helfer sucht Einsatzmöglichkeit

Eine weitere Option für den Helfer ist die aktive Suche nach passenden Einsätzen. Das funktioniert genauso – nur andersherum. Er lässt sich Klienten in seinem Radius mit passendem Hilfe-Bedarf in seinem Zeitfenster anzeigen.
Wenn ein Helfer zum Beispiel spontan ein freies Wochenende sinnvoll nutzen möchte, dann kann er dazu sein Profil auch temporär ändern.

Helfer kommt erstmalig zu Klienten

Viele Helfer besuchen „ihre“ Klienten aufgrund persönlicher Bindung regelmäßig. In jedem Fall gibt es aber zuerst einen Vorstellungstermin, den das System mit dem Abgleich der Verfügbarkeiten vorschlägt. Nach dem Erstbesuch erhält der Klient eine Zufriedenheitsabfrage, die ebenfalls im System hinterlegt wird. Dadurch behält die Organisation auch über emotionale Belange den Überblick.

Tag der Abrechnung

Auch die „Stundenzettel“ die die Helfer am Monatsende einreichen, werden natürlich in Helferportal digital verwaltet. Helfer können die Einsatzzeiten selbst im System editieren, so dass die Abrechnungskraft diese nur noch überprüfen und zur Abrechnung freigeben muss. Auch hier wird wertvolle Arbeitszeit gespart.
Die Rechnungen und Aufwandsentschädigungen werden dann auf Knopfdruck vom System erzeugt.
Natürlich verwaltet das System auch sämtliche zur Verfügung stehende Kassenbudgets. Helferportal generiert auch die entsprechenden Gut- und Lastschriften.
Schnittstellen zu Bank- und Buchhaltungsprogrammen ermöglichen das einfache Hochladen und vermeiden doppelte Eingaben.

Das Plus für Ihre Organisation:
Koordinieren, führen und abrechnen

Die Mehrwerte im Detail

Das Plus für ehrenamtliche Helfer:
Selbstbestimmt helfen macht Freude

Mehrwert für Helfer

Das Plus für Ihre Klienten:
Hilfe kommt schnell und unbürokratisch

Mehrwert für Klienten

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