Prozessoptimierung
im sozialen Bereich
durch digitale Lösungen

Reibungslose Logistik und schlanke Prozessabläufe sind unsere Kernkompetenz.
Passende Helfer innerhalb kürzester Zeit vermitteln und erstklassigen Service bieten.
Schlanke Administration durch automatisierte und digitalisierte Prozesse

Stellen Sie die soziale Versorgung innerhalb von 24 Stunden sicher!

Warum ist es für uns eigentlich selbstverständlich, dass wir so etwas profanes wie ein Buch innerhalb von 24 Stunden an die Haustür geliefert bekommen. Wenn es aber um Unterstützung im Alltag geht, wissen die meisten Leute gar nicht, wo sie anrufen sollen. Und wenn sie dann über Beratungsstellen eine Telefonnummer erhalten, sprechen sie meist auf den Anrufbeantworter, um irgendwann zu erfahren, dass man leider momentan keine freien Kapazitäten hat.
Für die Hilfesuchenden dauert es viel zu lang, bis die benötigte Hilfe bereitgestellt wird.

Mit schlanken und digitalisierten Prozessabläufen können Sie die soziale Versorgung innerhalb von 24 Stunden sicherstellen.
Kostengünstig, qualitativ hochwertig und flächendeckend.

Logistik und Digitalisierung im sozialen Bereich

Wenn Sie den falschen Helfer zu hilfebedürftigen Menschen schicken, um Tätigkeiten auszuüben, die er nicht gerne macht, oder wenn Sie zu viel Zeit für die Koordination brauchen: sowohl Ihre Helfer als auch Ihre Klienten werden unzufrieden sein. Beide können Sie über kurz oder lang verlieren. Deshalb müssen Sie auf die Bedarfe der Hilfebedürftigen und die Wünsche der Helfer genau miteinander abgleichen und die Koordination schnell und effizient gestalten.
Drei wichtige Elemente des Helferportals sind deshalb die strukturierte Erfassung der Bedarfe und der Helferprofile, das Matching, sowie die digitalisierte Verfügbarkeitsabfrage.

Die Profile

Sowohl die Helfer, als auch die Hilfsbedürftigen werden sehr strukturiert in unserm System erfasst. Neben den gewünschten Tätigkeiten, möglichen Zeitfenstern für Einsätze, geographischem Einsatzgebiet, werden auch die Interessen und Qualifikationen, sowie die gewünschte Anzahl an Einsatzstunden erfasst.

Helferprofile

Der Helfer selbst gibt die Zeitfenster ein. Also, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten er wie lange verfügbar ist. Für sein geografisches Gebiet kann ein Radius definiert werden. Er gibt ebenfalls die Aufgaben ein, die er erledigen möchte oder kann. Die Arten der Tätigkeiten kann die Organisation im System definieren und jederzeit editieren (z.B. Betreuungsleistungen, Begleitdienste, Haushaltsaufgaben, Schreibarbeiten, Spiele, Mobilitätsunterstützung und viele mehr). Natürlich kann der Helfer seine Auswahl jederzeit verändern, verkleinern oder vergrößern – er entscheidet.

Der Koordinator gibt jene Eigenschaften des Helfers ein, die vorab überprüft werden müssen. Dazu gehören die Qualifikationen, wie polizeiliches Führungszeugnis, Führerschein, Helferkurse und Fortbildungen. Bei Bedarf kann er auch persönliche Eigenschaften und Neigungen, die sog. Softskills, vermerken.

Klientenprofile

Auch für die Klienten wird eine Art „Steckbrief“ im System hinterlegt, dessen Kategorien später mit denen der Helfer automatisch abgeglichen werden können. Die Angaben werden vom Koordinator nach der persönlichen Aufnahme des Klienten eingegeben.
Dazu gehören Frequenz und Dauer der Einsätze, mögliche Zeitfenster, der konkrete Hilfebedarf, Krankheiten und Einschränkungen, familiäres Umfeld, Abrechnungsdaten, aber auch persönliche Erwartungen.

Digitale Verfügbarkeitsabfrage

Die passenden Helfer werden über App, SMS oder Email angefragt, ob sie Zeit und Lust haben den Einsatz zu übernehmen. Helfer können die Anfrage bequem digital zu- oder absagen, ohne sich dafür rechtfertigen zu müssen, wenn Sie einmal keine Lust oder Zeit haben.

Matchingfunktion

Das System gleicht den Hilfebedarf mit den Profilen der hinterlegten Helfer automatisiert ab und generiert eine Liste passender Helfer.

Szenen aus dem Alltag

Die ausführlichen Profile sind die Basis dafür, dass die Koordination komplett digital ausgeführt werden kann. Die so gesparte Zeit kann dann für ausführliche Beratungs- und Aufnahmegespräche oder für die Ehrenamtlichen verwendet werden.

Hier exemplarisch einige typische Abläufe aus der Sicht von Helfern, Klienten und Koordinator:

Klient braucht Hilfe

Einer der Mehrwerte von sozialen Organisationen und von kommunalen Koordinatoren ist, dass sowohl hilfsbedürftige Menschen von Fachkräften besucht werden, um den Unterstützungsbedarf zu evaluieren und strukturiert zu erfassen. Das beinhaltet die gewünschten Tätigkeiten, mögliche Zeitfenster für die Versorgung, die Anzahl der Stunden, die Frequenz der Einsätze, den Einsatzort etc..

Koordinator sucht Helfer

Statt mühsam alle Helfer zu durchsuchen, genügt ein Blick auf den Bildschirm. Nach der Eingabe des Bedarfs erscheinen sofort alle zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Helfer, die die benötigten Tätigkeiten in dem gewünschten Gebiet auch gerne erbringen Der Koordinator wählt alle oder einige davon aus, welche dann eine Anfrage per App oder SMS erhalten. Aus den Zusagen schickt der Koordinator einem Helfer den Auftrag, den anderen sendet das System eine freundliche Absage.

Helfer erhält Anfrage

Ein Helfer, der per SMS oder App eine Anfrage für einen passenden Einsatz bekommt, kann diesen Auftrag dann annehmen. Falls er aber doch verhindert ist, lehnt er ihn einfach per Klick ab. Er muss sich so nicht rechtfertigen, was für manche sehr erleichternd ist.

Helfer sucht Einsatzmöglichkeit

Eine weitere Option für den Helfer ist die aktive Suche nach passenden Einsätzen. Das funktioniert genauso – nur andersherum. Er lässt sich Klienten in seinem Radius mit passendem Hilfe-Bedarf in seinem Zeitfenster anzeigen.
Wenn ein Helfer zum Beispiel spontan ein freies Wochenende sinnvoll nutzen möchte, dann kann er dazu sein Profil auch temporär ändern.

Helfer kommt erstmalig zu Klienten

Viele Helfer besuchen „ihre“ Klienten aufgrund persönlicher Bindung regelmäßig. In jedem Fall gibt es aber zuerst einen Vorstellungstermin, den das System mit dem Abgleich der Verfügbarkeiten vorschlägt. Nach dem Erstbesuch erhält der Klient eine Zufriedenheitsabfrage, die ebenfalls im System hinterlegt wird. Dadurch behält die Organisation auch über emotionale Belange den Überblick.

Tag der Abrechnung

Auch die „Stundenzettel“ die die Helfer am Monatsende einreichen, werden natürlich in Helferportal digital verwaltet. Helfer können die Einsatzzeiten selbst im System editieren, so dass die Abrechnungskraft diese nur noch überprüfen und zur Abrechnung freigeben muss. Auch hier wird wertvolle Arbeitszeit gespart.
Die Rechnungen und Aufwandsentschädigungen werden dann auf Knopfdruck vom System erzeugt.
Natürlich verwaltet das System auch sämtliche zur Verfügung stehende Kassenbudgets. Helferportal generiert auch die entsprechenden Gut- und Lastschriften.
Schnittstellen zu Bank- und Buchhaltungsprogrammen ermöglichen das einfache Hochladen und vermeiden doppelte Eingaben.

Das Plus für Ihre Organisation:
Koordinieren, führen und abrechnen

Die Mehrwerte im Detail

Das Plus für ehrenamtliche Helfer:
Selbstbestimmt helfen macht Freude

Mehrwert für Helfer

Das Plus für Ihre Klienten:
Hilfe kommt schnell und unbürokratisch

Mehrwert für Klienten

Interesse geweckt?

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